需要签订书面的商标使用许可合同，并强烈建议办理备案。依据《商标法》第四十三条，商标注册人可以通过签订商标使用许可合同，许可他人使用其注册商标。许可人应当监督被许可人使用其注册商标的商品质量。许可合同应当报商标局备案，由商标局公告。商标使用许可未经备案不得对抗善意第三人。不备案的后果：1. **对抗效力缺失**：如果被许可人再许可给第三方，或商标被转让，未经备案的被许可人可能难以对抗新的权利人。2. **行政查处困难**：被许可人以其名义维权（如投诉侵权）时可能受阻。3. **影响商标信誉**：不利于管理和监督。备案不是合同生效要件，但至关重要。备案需提交许可合同备案申请书、双方身份证明文件及许可合同副本。